Ga naar inhoud

2. Overdracht Procedures

Doel

Gestructureerde overdracht van het AI-systeem aan de beheerorganisatie zodat continuïteit, compliance en kwaliteit gegarandeerd zijn.

1. Doelstelling

Wij dragen het AI-systeem formeel en gestructureerd over aan de beheerorganisatie zodat continuïteit, compliance en kwaliteit na projectafsluiting zijn gegarandeerd.

2. Intrede Criteria

  • Gate 3 (Productie-klaar) is goedgekeurd.
  • Het beheerteam is aangewezen en beschikbaar voor training.
  • De Overdracht Checklist is voorbereid. → Overdracht Checklist

3. Kernactiviteiten

Overdrachtsplan opstellen

Minimaal twee weken vóór Gate 4 stelt de AI PM een overdrachtsplan op met:

  • Scope: Welke systemen, databronnen en processen worden overgedragen?
  • Tijdlijn: Wanneer worden welke onderdelen overgedragen?
  • Acceptatiecriteria: Wanneer beschouwt de beheerorganisatie de overdracht als geslaagd?
  • Contactpersonen: Wie is de eerste aanspreekpunt na overdracht?

Technische overdracht

De Tech Lead organiseert de technische overdracht in drie stappen:

  1. Documentatiereview: Technische Modelkaart, runbook en infrastructuurdocumentatie worden samen met de beheerder doorgenomen.
  2. Hands-on sessie: De beheerder voert zelf de belangrijkste beheertaken uit (herstart, schaling, monitoring bekijken) onder begeleiding van de Tech Lead.
  3. Schaduwperiode: De beheerder runt het systeem zelfstandig gedurende minimaal 5 werkdagen terwijl het projectteam nog beschikbaar is voor vragen.

Guardian-overdracht

De overdracht van de Guardian-rol vereist een aparte procedure:

  1. Nieuwe Guardian wordt aangewezen door de beheerorganisatie.
  2. Gezamenlijke sessie: huidige Guardian + nieuwe Guardian lopen de Harde Grenzen door.
  3. Schriftelijke overdracht van het compliance-dossier.
  4. Nieuwe Guardian tekent de acceptatie van de Guardian-verantwoordelijkheden.

Formele acceptatie

De overdracht is pas voltooid wanneer:

  • De Overdracht Checklist volledig is afgevinkt.
  • Zowel projectteam als beheerorganisatie het overdrachtsformulier hebben ondertekend.
  • Gate 4 (Livegang) is goedgekeurd door de Guardian.

4. Team & Rollen

Rol Verantwoordelijkheid R/A/C/I
AI Product Manager Coördineert het volledige overdrachtsproces A
Tech Lead Voert technische overdracht en hands-on sessies uit R
Guardian (project) Draagt compliance-dossier en Harde Grenzen over R
Guardian (beheer) Accepteert Guardian-rol en compliance-dossier R
Beheerorganisatie eigenaar Tekent formele acceptatie A

5. Exit Criteria

  • Overdracht Checklist is volledig afgevinkt en ondertekend.
  • Schaduwperiode van minimaal 5 werkdagen is afgerond.
  • Guardian-overdracht is formeel bevestigd.
  • Gate 4 is goedgekeurd.
  • Projectteam heeft officieel geen operationele verantwoordelijkheid meer.

6. Deliverables

Deliverable Beschrijving Eigenaar
Overdrachtsplan Tijdlijn, scope en acceptatiecriteria AI PM
Overdracht Checklist (ingevuld) Volledig afgevinkte checklist met handtekeningen AI PM
Overdrachtsformulier Formeel document met handtekeningen beide partijen AI PM
Runbook Stap-voor-stap handleiding voor de beheerder Tech Lead

Gerelateerde modules:

Volgende stap: Meet de definitieve baten via Waarderealisatie → Zie ook: Overdracht Checklist